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发薪方式与工资记录（劳动法） ​

发表于 2026-10-10
最后修改 2026-10-19
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制定这些规定的机构 ​

本文只讲劳动法对发薪方式、工资记录和工资单的规定，出自下面几个机构。它们发布的文件效力不同，完整的效力层次见签证相关的美国官方信息来源。

  • 国会：联邦立法机构，制定公平劳动标准法（FLSA），规定雇员的最低工资和加班费。
  • 劳工部（DOL）工资与工时司（WHD）：DOL 依 FLSA 的授权在 29 CFR 中制定法规，具有法律效力；WHD 负责执行 FLSA，它的 Fact Sheet 和问答是对法律和法规的说明，效力低于法律和法规。
  • 加州劳工局（DLSE）：执行加州劳动法。
  • 纽约州：纽约州劳动法（New York Labor Law）。本文引用纽约州参议院网站上的条文。

本文以加州和纽约州为例说明州法的规定。

雇佣税和税表的规定见雇佣税记录与工资税表（IRS）；STEM OPT 在移民法规上的薪酬要求见 STEM OPT 薪酬要求与发薪证明。

DOL + 加州 DLSE 规定发薪方式 ​

  • DOL（29 CFR 531.27）：FLSA 规定的最低工资和加班费，须以现金或可按面额兑付的票据（negotiable instrument payable at par）支付；雇主提供的食宿等设施，只能按 FLSA 第 3(m) 条的条件折算计入工资。
  • 加州 DLSE（发薪问答）：可以用现金发工资；用现金发的，同样要给员工工资明细，见下文「工资单」一节。

DOL 规定雇主保存工资记录 ​

  • DOL（29 CFR 516.2(a)）：雇主须为每名适用 FLSA 最低工资规定的员工保存工资记录，包括：
    • 全名（与社安记录一致）、住址、职业
    • 工作周从哪天几点开始
    • 计薪基础（按小时、按天、按周、计件等）
    • 每天和每周的工时
    • 每个工资期的工资增项和扣款
    • 每个工资期支付的工资总额
    • 发薪日期和所覆盖的工资期
  • DOL（29 CFR 516.3）：按 FLSA 豁免的白领岗位（executive、administrative、professional 等），可以不记 516.2(a) 第 (6) 至 (10) 项（含工时），但须记录计薪基础，详细到能算出每个工资期的总报酬（含福利）；每期工资总额和发薪日期照样要记。
  • DOL（29 CFR 516.5）：工资记录自最后一笔记录起至少保存 3 年。
  • DOL（29 CFR 516.6）：记录每天上下班时间的工时卡、工资率表、工资增项和扣款的记录，至少保存 2 年。
  • DOL（29 CFR 516.7）：记录须安全、可取用地保存在工作地点或集中存档处；存于集中存档处的，须在 WHD 通知后 72 小时内提供；所有记录须供 WHD 检查和抄录。
  • DOL WHD（Fact Sheet #21）：记录可以采用任何形式，但须包含员工的身份信息以及工时和工资数据。

DOL + 加州 DLSE + 纽约州规定工资单 ​

  • DOL WHD（FLSA 问答「Are pay stubs required?」）：FLSA 要求雇主保存准确的工时和工资记录，但不要求雇主给员工发工资单（pay stub）。
  • 加州 DLSE（加州劳动法第 226(a) 条，发薪问答）：每半月或每次发薪时，不论用支票、现金还是其他方式，都要给员工一份可撕下的支票存根或单独的书面明细，列明：
    • 毛工资
    • 总工时（领固定薪水的豁免员工除外）
    • 计件数量和计件单价（按件计薪的）
    • 全部扣款
    • 净工资
    • 工资期起止日期
    • 员工姓名，以及社安号后四位或员工编号
    • 雇主的法定名称和地址
    • 该工资期适用的全部时薪，以及每种时薪对应的工时
  • 纽约州（纽约州劳动法第 195 条第 3 款，条文）：每次发薪都要附一份工资明细，列明：
    • 这次工资覆盖的工作日期
    • 员工姓名
    • 雇主名称、地址和电话
    • 工资率及计薪方式（如按小时、固定薪水、计件）
    • 毛工资
    • 扣款
    • 计入最低工资的抵扣（allowances），如有
    • 净工资
    • 不豁免加班的员工，还要列常规时薪、加班费率、常规工时和加班工时
    • 按件计薪的员工，还要列计件单价和每种单价下完成的件数
    • 家庭护理员（home care aide）福利、prevailing wage 补贴的列示要求，只在适用时才有

工资单不需要写 EIN ​

EIN（Employer Identification Number）是企业等实体的联邦税号，向 IRS 申请（IRS）。上面三处规定都没有把它列为工资单的必备项：

  • DOL WHD：FLSA 不要求雇主发工资单，也就谈不上要求工资单写 EIN。
  • 加州 DLSE：第 226(a) 条要求的雇主信息是法定名称和地址，没有 EIN。
  • 纽约州：第 195 条第 3 款要求的雇主信息是名称、地址和电话，没有 EIN。

所以按这三处规定，工资单不需要写 EIN。其他州的规定本文没有核对。

工资单不需要写完整社安号 ​

社安号（SSN）要不要出现在工资单上，三处规定如下：

  • DOL WHD：FLSA 不要求雇主发工资单，也就不要求工资单写社安号。
  • 加州 DLSE（发薪问答）：自 2008 年 1 月 1 日起，工资明细上只能写社安号后四位，或者一个不是社安号的员工编号，二选一；不能写完整社安号。
  • 纽约州：第 195 条第 3 款要求的员工信息只有姓名，没有社安号。另据第 203-d 条（条文），除非法律另有要求，雇主不得公开张贴或展示员工社安号，不得把社安号显眼地印在工牌或工时卡上，不得把社安号放在谁都能翻的文件里；明知违反的，最高罚 500 美元。

所以按这三处规定，工资单不需要写完整社安号；发给加州员工的，要写社安号后四位或员工编号。其他州的规定本文没有核对。

雇主自己保存的工资记录是另一回事：

  • DOL（29 CFR 516.2(a)(1)）：法规要求记录员工全名（与社安记录一致），没有要求记社安号；WHD Fact Sheet #21 的记录清单则写的是「全名和社安号」。
  • IRS：雇佣税记录要包括员工的社安号，见雇佣税记录与工资税表（IRS）。

官方来源 ​